Å bli papirløs er en viktig fase i digital transformasjon. Bedrifter drar nytte av å redusere avhengigheten av papir og bruke digitale medier til å dele informasjon, lage notater, lage fakturaer og mye mer. En nøkkelteknologi som hjelper alle med dokumentdigitalisering er OCR eller Optical Character Recognition.
OCR-teknologien gjør det mulig å konvertere innhold fra bilder til tekst, noe som gjør digitaliseringsprosessen enklere og raskere. Kombinasjonen av OCR og kunstig intelligens automatiserer nå det papirløse arbeidet og automatiserer digitaliseringsprosessen.
Hva er OCR-teknologi og hvordan fungerer den?
Optisk tegngjenkjenning konverterer tekstbildet til et lesbart og redigerbart tekstformat. Ved hjelp av en OCR-leser kan vi skanne et dokument, som kan være en kvittering, faktura, rapport osv. i bildeformat. Det er begrensninger med OCR-teknologien, som at den ikke kan konvertere teksten til et redigerbart format. Innholdet i bildet vil bli konvertert til ren tekstdata.
OCR-konverteringsprosessen begynner med bildeinnhenting, hvor skanneren henter et bilde og konverterer det til binære data. Skanneren vil klassifisere de lyse områdene som bakgrunn på bildet og de mørke områdene som tekst.
Den vil da rense bildet og fjerne eventuelle feil for å forbedre lesingen. Rengjøringsteknikker som brukes inkluderer:
- Deskjeving
- Avflekkende
- Fjerning av bokser
- Skriptgjenkjenning
Deretter, med en av de to gjeldende algoritmene, Mønster Matching, og funksjonsmatching, vil bildet få sin nest siste form og innhold. Mønstertilpasning inkluderer å matche hvert tegn (kalt en glyph) med butikkglyfer for å regenerere bildet i sin digitale versjon.
OCRs rolle i digitalisering av dokumenter
Nye teknologier og systemer har fortsatt å dukke opp mens vi går videre med digital transformasjon. Det kreves flere teknologier for å gå fra en tid da alt ble trykt på papir til en tid hvor papirløse operasjoner vil bli normale.
OCR er en av teknologiene som kan eliminere den kjedelige prosessen med manuell datainntasting og digitalisering. Her er hvordan OCR hjelper få fart på dokumentdigitaliseringsprosessen:
- En innebygd stavekontroll vil flagge alle feil og tvil i bildet før det konverteres til et lesbart format. Ulike programmer har forskjellige stavekontrollsystemer og databaser; velg den som kan lette rask feilretting.
- OCR-programmet som skanner papirdokumentet vil kjøre en omfattende analyse.
- Den kan også stavekontrollere hver setning ved å bruke funksjonene til MS Word. Den vil samtidig legge til nye og komplekse vitenskapelige termer til sin ordbok for ytterligere relevans.
Et OCR-program har et innebygd system for å optimalisere mediedata og informasjon. Det kan forbedre kvaliteten ved å optimere media med høyere klarhet og synlighet.
Vanligvis, i et OCR-program, er de svarte og hvite linjebildene i kunstmodus, og de lagres i GIF- og PNG-format. Imidlertid lagres svart-hvitt-fotografiene i GIF- eller JPEG-format, og fargefotografier lagres i JPEG-format. Bedrifter må sette opp OCR-infrastrukturen for å dra nytte av fordelene med denne teknologien.
Fordeler med OCR for dokumentdigitalisering
OCR-prosessen lar virksomheter digitalisere alt papirarbeid knyttet til deres operasjoner og tjenester. Med digitaliserte dokumenter kan bedrifter dra nytte av høyere sikkerhet, tilgjengelighet og nøyaktighet.
Sparer plass
1 MB stasjon kan lagre 500 sider med trykt tekst. Der bedrifter har hauger med papir, forestill deg hvor mye plass de kan spare ved å digitalisere med OCR.
Høyere sikkerhet
Papirbaserte dokumenter kan nås av alle, men digitaliserte dokumenter kan beskyttes med passord. Dessuten kan vi sjekke loggfilene for å vite hvem som har tilgang til et bestemt dokument.
Hjelpemiddel
Digitaliserte dokumenter kan nås av hvem som helst fra hvor som helst i verden. De med tilgang kan også søke etter nødvendige dokumenter, da de digitaliserte dokumentene lagres på en sentral server.
Kostnadsbesparelser
Kostnaden for å lagre, håndtere og bevare fysiske dokumenter er høyere enn å digitalisere dem. Digitaliserte versjoner av dokumenter vil ikke visne bort eller råtne. Imidlertid kan digitale dokumenter bli hacket eller er utsatt for cybertyveri, men for det har vi dyktige sikkerhetstiltak.
Sammenslåing av OCR, Deep Learning og AI i dokumentdigitalisering
Ved integrering med dyplæringssystemer vil OCR-prosessen få ytterligere fart. Dyplæringsmekanismer kan bidra til å trekke ut strukturerte og ustrukturerte data fra bilder med høyere effektivitet og nøyaktighet.
I tillegg kan den automatisere digitaliseringsprosessen, og redusere feilpotensialet som følger med at mennesker digitaliserer hvert dokument. Det er maskinlæringsverktøy og -tjenester som vi kan bruke til å automatisere tekstutvinning ved høye hastigheter og med flere oppsett.
Innenfor disse OCR-programmene er det nå bildegjenkjenningsverktøy, som fremskynder prosessen med å identifisere og kommentere bildene.
Alt dette arbeidet fullføres gjennom én enkelt løsning, integrert i OCR-løsningen, eller som en innebygd funksjon.
konklusjonen
Optisk karaktergjenkjennelse (OCR) tar nye fremskritt i bransjen, og legger til rette for en enkel overgang fra fysisk til digital dokumentasjon. Med et bredt utvalg av verktøy tilgjengelig, velg de som har alle funksjonene og funksjonene du trenger for enkel dokumentdigitalisering.
Med Shaips OCR, aktivert med maskinlæringstjenester, vil du motta data av høy kvalitet fra intelligente verktøy og tjenester. Vi konverterer tekstdata til et maskinlesbart format og trekker ut all informasjonen du trenger for en jevn digital transformasjonsprosess.
